Die Luftbeobachtung erfolgt i.d.R. an Wochenenden und Feiertagen. Aufgabe der Luftbeobachtungsteams ist es, Waldbrände möglichst frühzeitig zu erkennen, die Brandstelle exakt zu lokalisieren und dies der integrierten Leitstelle (ILS) per Digitalfunk zu melden. Diese alamiert dann umgehend die zuständigen Feuerwehren zur Brandbekämpfung. Mit Informationen aus der Luft kann sowohl die Anfahrt als auch der Löscheinsatz der Wehren unterstützt werden.

Die Regierungen bzw. die Kreisverwaltungsbehörden sind dafür zuständig, die Beobachtungsflüge zu organisieren und verwaltungsmäßig abzuwickeln. 

Die Flüge zur Luftbeobachtung werden von ehrenamtlichen Piloten der Luftrettungsstaffel Bayern e.V. durchgeführt. Verteilt auf 32 Stützpunkten stehen in Bayern über 300 Piloten mit 150 Flugzeugen und 5 Hubschraubern zur Verfügung. Bei angeordneten Flügen werden die Einsatzpiloten von ausgebildeten Luftbeobachtern des Katastrophenschutzes, der Forstverwaltung oder der Kreisverwaltungsbehörden unterstützt und bilden ein Luftbeobachtungsteam.

Bei starker Trockenheit werden regelmäßig Überwachungsflüge durchgeführt. Deshalb kann der Einsatz der Luftbeobachter meistens vorgeplant erfolgen. Aber auch bei Großbränden, Hochwasser, Umweltkatastrophen oder sonstigen großflächigen Akutereignissen können die Luftbeobachter alarmiert werden. Diese sind bei ihrer Tätigkeit im Beobachtungsflugzeug oder -hubschrauber über BOS-Funk mit den Hilfskräften am Boden verbunden und können so wichtige Erkenntnisse weitergeben bzw. Einsatzkräfte aus der Luft führen.

Für ihre Aufgaben sind die Einsatzpiloten und Luftbeobachter speziell ausgebildet. Die Auswahl für die Ausbildung zum amtlichen Luftbeobachter erfolgt bedarfsorientiert durch die zuständige Untere Katastrophenschutzbehörde. Zum dafür vorgesehenen Personenkreis gehören Führungskräfte von Landratsämtern / kreisfreien Städten, von Feuerwehren, vom Technischen Hilfswerk und von Forstdienststellen. Alle Luftbeobachter durchlaufen eine straffe, anspruchsvolle Aus- und Weiterbildung an der Staatlichen Feuerwehrschule in Würzburg. Zusätzlich müssen sie sich mindestens zwei Mal jährlich auf Bezirksebene in Theorie und Praxis fortbilden.